Come condividere file su OneDrive for business

OneDrive è una delle soluzioni di cloud storage più popolari al mondo al momento. Ha così tante funzionalità che rendono la produttività molto più semplice. Tuttavia, per consentire agli utenti di godere dei vantaggi di Office 365 for Business, Microsoft ha introdotto OneDrive per Business.

Questa versione di OneDrive viene fornita con alcuni controlli e funzionalità a livello aziendale assenti nella versione personale. Questi controlli e funzionalità sono ciò che rende OneDrive per Business un'idea interessante per gli imprenditori. Un problema comune tra gli utenti è capire come condividere file su OneDrive per Business.

In questo post ti mostreremo diversi modi per condividere OneDrive per Business. Spiegheremo anche come condividere file tra OneDrive e OneDrive per Business.

• Parte 1: come condividere file su OneDrive per Business
• Parte 2: come condividere tra OneDrive e OneDrive per Business

Parte 1: vieni a condividere il file su OneDrive per Business

La tecnologia ha cambiato il modo in cui condividiamo i file, soprattutto con il fatto che il lavoro a distanza è diventato una cosa. Le persone possono lavorare da qualsiasi luogo in questi giorni. Di conseguenza, devono essere in grado di condividere file con membri del team e clienti. Questo è uno dei vantaggi dell'utilizzo del cloud storage.

OneDrive per Business ti consente di condividere tutti i tipi di file con individui. Ciò significa che c'è un facile accesso ai file e un solido controllo su ciò che i destinatari possono fare con i file. Ti mostriamo come condividere file con utenti esterni e interni tramite OneDrive per Business.

1.1 OneDrive per Business condivide file con utenti esterni

Sapevi che potresti utilizzare OneDrive per Business per condividere file con utenti esterni? Per utenti esterni si intendono gli individui che non fanno parte della tua azienda Drive. Quando lo fai, sarai in grado di condividere file o cartelle in modo selettivo con questi utenti. In questo modo, puoi proteggere l'intero Drive da estranei.

OneDrive per Business ti consente di modificare le autorizzazioni dei file. Di conseguenza, puoi decidere se il destinatario visualizzerà semplicemente il file o lo modificherà. Per utilizzare questo metodo, devi prima averlo abilitato nelle tue impostazioni.

Eseguire i passaggi seguenti per condividere file con utenti esterni su OneDrive per Business.

Passaggio 1 – Apri OneDrive e accedi al tuo account di lavoro già creato.

Passaggio 2 – Cerca il file che devi condividere con l'utente esterno.

Passaggio 3 – Guarda la barra multifunzione nella parte superiore della pagina e fai clic su Ottieni collegamento.

Passaggio 4 – OneDrive ti fornirà automaticamente un elenco di autorizzazioni che puoi concedere. Vedrai un pulsante chiamato "Chiunque abbia questo link può modificare questo elemento". Quando clicca su questo pulsante e verranno visualizzate le diverse opzioni di autorizzazione, che includono:

1. Chiunque abbia questo link
2. Solo persone specifiche
3. Solo le persone all'interno della tua organizzazione

Passaggio 5 – Se non desideri che i destinatari modifichino il documento, deseleziona semplicemente la casella Consenti modifica. In questo modo i destinatari non possono modificare, scaricare o copiare il contenuto del documento.

Passaggio 6 – Per popolare il tuo collegamento, clicca su Ottieni collegamento.

Passaggio 7 – È ora possibile cliccare su Copia per aggiungere il nuovo collegamento agli appunti.

Ora puoi condividere questo collegamento con utenti esterni tramite e-mail o messaggio di testo. Dopo aver cliccato su di esso, possono visualizzare il documento. In base alle autorizzazioni impostate, potrebbero o meno essere in grado di modificare i file.

Tieni presente che è possibile disabilitare il collegamento in OneDrive per Business. Tutto quello che devi fare è selezionare il file, clicca sull'icona delle informazioni e selezionare Interrompi condivisione. Congratulazioni, ora sai come condividere file su OneDrive per Business con utenti esterni.

1.2 Condividere OneDrive per Business con utenti interni

Anche la condivisione di file con utenti interni su OneDrive per Business è facile. Probabilmente è più facile. Il problema con OneDrive per Business è che solo tu hai accesso ai file che archivi qui. Affinché altre persone possano accedere a file o cartelle sul tuo Drive, devi prima condividere.

È possibile condividere automaticamente il collegamento utilizzando un messaggio di posta elettronica da OneDrive per Business. D'altra parte, puoi decidere di copiare il link e condividerlo manualmente. In questo modo, puoi condividerlo tramite messaggio di testo o e-mail. Detto questo, ecco come condividere file su OneDrive per Business con gli utenti interni.

Passaggio 1 – Vai al tuo browser preferito sul tuo PC e apri OneDrive per Business.

Passaggio 2 – Accedi utilizzando le tue credenziali di Office 365.

Passaggio 3 – Apri la pagina Documenti.

Passaggio 4 – Scegli il file che desideri condividere con i tuoi utenti interni.

Passaggio 5 – Clicca sul pulsante Condividi.

Passaggio 6 – Se desideri monitorare il file, puoi cliccare sul pulsante delle opzioni. Da qui seleziona Avanzate e clicca su Segui.

Passaggio 7 – Successivamente vedrai una finestra di dialogo Condividi. Qui è dove inserisci gli indirizzi email o i nomi dei destinatari del tuo file. È anche il punto in cui aggiungi un messaggio introduttivo opzionale e decidi le autorizzazioni. Per decidere le autorizzazioni, clicca sul pulsante etichettato Può modificare. Ti fornirà un elenco di opzioni.

Passaggio 8 – Invia il file cliccando su Condividi.

Riceverai un messaggio di conferma che ti informa che il tuo file è stato inviato. Se invece desideri condividere una cartella, puoi seguire questi stessi passaggi. In questo modo i destinatari accedono a tutti i file nella cartella condivisa. Di seguito sono riportati alcuni dettagli su una cartella condivisa di OneDrive Business che dovresti conoscere:

1. Dopo aver condiviso una cartella, tutti i destinatari vedranno tutte le modifiche che apporti a quella cartella. Ciò significa che devi stare attento ai file che aggiungi a quella cartella.
2. Se desideri condividere un file solo all'interno di una cartella, copia il collegamento al file e condividilo come link ai tuoi destinatari.

Un altro modo per condividere i file su OneDrive per Business è farlo manualmente. Ciò significa che è possibile copiare e condividere il collegamento tramite e-mail o messaggio di testo ai destinatari desiderati. Ora che sai come condividere file su OneDrive per Business con gli utenti interni, premi ulteriormente.

Parte 2: come condividere tra OneDrive e OneDrive per Business

Come abbiamo detto prima, così tante persone confondono OneDrive per OneDrive per Business. Anche se sono entrambi prodotti della stessa azienda, svolgono funzioni diverse. OneDrive ti consente di sincronizzare i tuoi file, archiviarli e condividerli con altre persone.

OneDrive per Business è completamente diverso. Dal nome, probabilmente è OneDrive con funzionalità extra aziendali. Sbagliato, è molto più di un semplice servizio di cloud storage. Consente alle aziende di fornire ai propri dipendenti una posizione di archiviazione personale che possono gestire centralmente. Ciò rende più facile per i membri del tuo team collaborare alle attività.

Perché dovresti condividere file tra OneDrive e OneDrive per Business? OneDrive funziona solo per scopi personali e non c'è spazio sufficiente per il lavoro d'ufficio. Ottieni più spazio di archiviazione su OneDrive per Business poiché ogni utente ha accesso a 1 TB di spazio. C'è anche il vantaggio del controllo centralizzato e della collaborazione più semplice su OneDrive per Business.

Metodo 1: download e caricamento

Un modo semplice per condividere file tra OneDrive e OneDrive per Business è il metodo di download e caricamento. Ti mostriamo come funziona con il passaggio seguente:

Passaggio 1 -Apri OneDrive nel tuo browser web e accedi utilizzando le credenziali appropriate.

Passaggio 2 -Vai ai tuoi file e seleziona il file che devi condividere con OneDrive per Business.

Passaggio 3 -Dopo aver selezionato il file, scaricalo sul tuo PC.

Passaggio 4 – Apri OneDrive per Business nel tuo Web browser.

Passaggio 5 – Puoi semplicemente trascinare il file che devi caricare nella finestra di OneDrive per Business da Esplora file. Questo avvierà automaticamente il processo di caricamento. Tuttavia, è possibile eseguire il lungo processo di caricamento tramite il browser Web utilizzando il pulsante di caricamento.

Metodo 2: tramite desktop

Molte persone preferiscono condividere file tra i due tramite il desktop. Questo è un metodo più semplice e diretto. Tieni presente che OneDrive e OneDrive per Business possono essere eseguiti sullo stesso computer. Per utilizzare questo metodo, devi prima scaricare entrambe le app sul tuo computer.

Il download di OneDrive e OneDrive per Business creerà cartelle separate per ciascuno. Con questo metodo non è necessario utilizzare Internet per sincronizzare i file. Tutto quello che devi fare è copiare il file o i file che devi condividere e incollarli nell'altra posizione. In questo modo, puoi spostare facilmente i file tra OneDrive e OneDrive per Business.

Un ultimo metodo consiste nell'utilizzare un'app di terze parti. Diverse app di terze parti consentono di sincronizzare facilmente OneDrive e OneDrive per Business.

Conclusioni

Congratulazioni, ora sai come condividere file su OneDrive per Business. OneDrive per Business semplifica notevolmente la collaborazione tra i membri del team. Puoi iniziare a godere di questi vantaggi e condividere file con utenti interni ed esterni.